CRM считает одного контрагента тремя: как убрать дубли и не слить чужие сделки

В B2B-системе один покупатель часто появляется как «ООО Рассвет», «АФ Рассвет» и «Рассвет, филиал Юг». Обычная функция поиска дублей предлагает объединить записи по похожему названию или телефону. Но одно название может принадлежать разным юридическим лицам группы, а общий телефон — дилеру или диспетчеру.

Если ошибиться, последствия видны не только в аналитике. Менеджер может показать договорную цену не тому подразделению или отправить документ на чужой адрес. Поэтому цель проекта — построить связи между объектами, а не получить как можно меньше строк в CRM.

Реквизиты юрлица — сильный признак совпадения, но они не объясняют связи между участниками группы. Площадка может обслуживать два юрлица. Один сотрудник может подписывать документы за несколько организаций. Модель «одна идеальная запись клиента» при такой структуре скорее уничтожит информацию.

Совпадают реквизиты и нет противоречий. Система связывает технические дубли одного юрлица, сохраняя происхождение каждого поля и историю исходных записей.

Разные юрлица одного холдинга. Система создаёт связь «входит в группу», но оставляет договоры, цены и документы раздельными.

Реквизитов нет или они расходятся. Пара попадает на ручную проверку. Совпадение телефона или названия помогает найти кандидата, но не решает спор.

Перед запуском разметьте вручную небольшую выборку реальных записей: «один контрагент», «связанные лица», «разные». Сравните с ней правила поиска. Отдельно считайте ложные объединения, поскольку одна такая ошибка может быть дороже десяти пропущенных дублей. Не используйте готовый процент совпадения как универсальный порог — он зависит от последующего действия: сводного отчёта, рассылки или показа договорной цены.

Есть и правовой слой. Телефон конкретного сотрудника — не просто «поле компании». Если данные пришли через дилера, нужно проверить цель и основание их передачи. Статья 6 закона о персональных данных описывает условия обработки и требования к поручению обработки.

Хороший результат проекта — не максимальное число склеенных карточек. Это возможность ответить, почему две записи связаны, кто подтверждает связь и как исправить ошибку без потери истории сделки.